Pentingnya Penerapan WBS Independen

Menjalankan bisnis di era disrupsi saat ini perusahaan membutuhkan perangkat aturan dan tata kelola yang lebih baik dan handal. Pelaksanaan prinsip tata kelola yang meliputi transparansi, akuntabilitas dan menjalankan bisnis secara berintegritas menjadi pilar utama agar perusahaan mendapatkan kepercayaan publik. Manfaat dari pelaksanaan tata kelola yang handal, salah satunya adalah untuk menghindari terjadinya kecurangan (fraud) yang saat ini makin banyak ragamnya.

Salah satu perangkat yang juga penting untuk dihadirkan oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya fraud adalah perangkat whistleblowing system (WBS). Sistem ini diharapkan memberikan ruang bagi para karyawan, manajemen, mitra bisnis, dan stakeholder pada umumnya untuk melaporkan tindakan dan indikasi kecurangan tanpa khawatir adanya pembalasan atau tindakan negatif atas dirinya.

Untuk membangun WBS yang independen, terpercaya, dan handal, diperlukan kerangka kerja yang berbasis pada standar internasional dan juga berdasarkan regulasi setempat. Panduan yang dapat digunakan sebagai acuan, diantaranya adalah ISO 37002:2021 tentang Whistleblowing Management Systems dan POJK Nomor 12 Tahun 2024 tentang Penerapan Strategi Anti Fraud bagi Lembaga Jasa Keuangan.

ISO 37002: Pandauan untuk WBS yang Efektif

ISO 37002:2021 Whistleblowing Management Systems merupakan standar internasional yang memberikan panduan dalam perencanaan, implementasi, dan pengembangan WBS agar memberikan hasil yang optimal. Beberapa aspek kunci yang ditekankan dalam ISO 37002, diantaranya meliputi beberapa hal sebagai berikut:

• Kerahasiaan. ISO 37002 menekankan bahwa perlindungan terhadap identitas pelapor menjadi hal utama yang harus jamin oleh pengelola/manajemen. Jaminan kerahasiaan/anonimitas ini menjadi salah satu pendorong agar pelapor berani melaporkan tanpa takut adanya pembalasan dan terancam keamanan diri dan karirnya.
• Independensi. Sistem WBS harus dijalankan semata-mata untuk menegakkan aturan dan mencegah fraud sehingga harus bebas dari kepentingan individu, jabatan, atau kelompok di dalam perusahaan. Dengan independensi pengelolaan ini bertujuan untuk memastikan objektivitas dalam penanganan pelaporan hingga tuntas.
• Imparsialitas. Pengelola WBS harus menangani laporan yang masuk secara netral  dan tidak memihak. Semua pihak yang mengelola pengaduan dan melakukan pembuktian serta investigasi harus menjalankan tugas-tugasnya secara adil dan tidak bias.
• Aksesibilitas. Sistem WBS harus mudah diakses oleh seluruh karyawan dan stakeholder. Organisasi perlu memahami karakter bisnis dan karakter stakeholdernya, sehingga dapat menyediakan saluran akses ke sistem secara mudah, aman, dan memadai. Berbagai saluran yang dapat disediakan, diantaranya adalah melalui website, telepon, email, surat atau media lain yang mudah dan terpercaya.
• Perlindungan. Jika pelapor memilih untuk membuka identitasnya, maka organisasi dan pengelola WBS harus memberikan dukungan dan perlindungan. Secara internal organisasi perlu membuat komitmen perlindungan ini dan menyediakan sumber daya untuk melakukan perlindungan ini. Pada akhirnya pengelola juga dapat bekerja sama dengan Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban jika kasus sudah memasuki ranah hukum.

Pengelolaan WBS Independen

Dengan beberapa aspek penting yang ditekankan dalam ISO 37002 tersebut, maka organisasi dapat merujuk dan menyesuaikan dalam pengelolaan WBS di lembaga. Saat ini banyak perusahaan yang melakukan pengelolaan WBS secara internal, dengan menyerahkan pengelolaan pada unit kerja terkait, misalnya unit kepatuhan, unit internal audit, unit manajemen risiko, dll.

Ada pula organisasi yang membuat komite ad hock, terdiri dari beberapa unit kerja seperti di atas. Masing-masing unit kerja menjalankan pengelolaan pengaduan sebagai sebuah tim, dan masing-masing mengambil tugas sesuai tupoksi/jobdesk unit kerja. Tidak jarang unit SDM juga dilibatkan dalam komite, untuk menjadi penghubung dengan terlapor.

Model lain dalam pengelolaan WBS adalah menyerahkan kepada pihak ketiga (pengelola WBS independen). Dengan pengelolaan secara independen ini proses penerimaan pengaduan, validasi, pembuktian, hingga jika diperlukan investigasi dilakukan oleh pihak penyedia jasa WBS ini.

Dengan pengelolaan oleh pihak ketiga ini, diharapkan aspek kerahasiaan, independensi, dan imparsialitas bisa lebih efektif dijalankan. Perusahaan juga bisa memilih berbagai saluran pengaduan yang disediakan oleh penyedia jasa sesuai dengan kebutuhan dan pertimbangan teknis lainnya. Terkait dengan biaya jasa, tentu ada yang perlu dikeluarkan, meskipun perusahaan dapat memilih sesuai kebutuhan dan kesesuaian dengan jasa yang ditawarkan.

Dengan berbagai catatan terkait pengelolaan WBS dengan pihak independen tersebut, sepertinya perusahaan perlu mempertimbangkan untuk menjalankannya. Verity Indonesia, sebagai penyedia jasa pengelolaan WBS independen, bisa menjadi mitra perusahaan untuk menjalankan WBS agar dapat memberikan hasil yang lebih optimal.